Datenschutzhinweise
Stand: Juli 2026
1. Verantwortlicher
Vaia Studio, Inhaber: Dennis Schreiber
Jürgensgaarder Straße 13, 24943 Flensburg, Deutschland
E-Mail: hi@vaia.studio
2. Zweck der Verarbeitung
Privaro stellt vertrauliche Dokumente ausschließlich zur Ansicht bereit. Zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen werden Zugriffe protokolliert. Verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, optional der Firmenname, Anmeldezeitpunkte, aufgerufene Projekte, Dokumente und Seiten, IP-Adresse sowie Browser-Kennung (User-Agent).
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre beim Start des Betrachter-Zugangs bzw. bei der Aktivierung eines Verwaltungskontos erteilte Einwilligung, deren Zeitpunkt wir zu Nachweiszwecken speichern), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Zugangs) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Schutz vertraulicher Informationen und Geschäftsgeheimnisse, Nachweis- und Kontrollzwecke bei der Weitergabe vertraulicher Dokumente, Absicherung der Plattform). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
4. Wasserzeichen und Sichtschutz
Jede angezeigte Dokumentseite wird mit einem sichtbaren Wasserzeichen versehen, das Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und den Abrufzeitpunkt enthält. Zusätzlich kann die Anzeige auf einen Bildausschnitt begrenzt sein (Sichtschutz). Beides dient der Nachvollziehbarkeit bei unbefugter Weitergabe vertraulicher Dokumente.
5. Vertraulichkeit und Zugriffskontrolle
Dokumente und Zugriffsdaten sind ausschließlich für berechtigte Personen sichtbar: Leserinnen und Leser sehen nur die ihnen freigegebenen Projekte; die Freigaben steuert allein die dokumentenverantwortliche Verwaltung. Als technischer Betreiber der Plattform greifen wir im Regelbetrieb nicht auf Dokumentinhalte zu; ein Zugriff kommt nur in Betracht, soweit er für die Behebung technischer Störungen zwingend erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Sämtliche Zugriffe — auch die der Verwaltung — werden protokolliert. Dokumente werden verschlüsselt übertragen (TLS) und verschlüsselt gespeichert; eine inhaltliche Auswertung, eine Weitergabe an Dritte oder eine Nutzung zu Werbe- oder Trainingszwecken findet nicht statt. Eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung besteht prinzipbedingt nicht, da die Schutzfunktionen (serverseitiges Rendern, persönliche Wasserzeichen) eine Verarbeitung der Dokumente auf dem Server erfordern.
6. Zugang mit Zugangscode (Betrachter) und Verwaltungskonten
Der Zugang zu Privaro erfolgt regulär als Betrachter: Mit einem Zugangscode sehen Sie die Ihnen freigegebenen Projekte und Dokumente an, ohne ein dauerhaftes Konto anzulegen; ein Code kann dabei mehrere Projekte umfassen. Hierfür geben Sie Namen und E-Mail-Adresse an; diese werden — gemeinsam mit Zeitpunkt, aufgerufenen Seiten und IP-Adresse — für die Dauer der Sitzung und zur Nachvollziehbarkeit der Zugriffe verarbeitet und im Wasserzeichen angezeigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Bereitstellung des Betrachter-Zugangs und Schutz der vertraulichen Dokumente). Betrachter-Sitzungen enden automatisch nach spätestens acht Stunden bzw. bei Inaktivität. Daneben bestehen passwortgeschützte Konten ausschließlich für die Verwaltung der Plattform (Dokumente, Freigaben, Protokolle); eine offene Selbstregistrierung findet derzeit nicht statt.
7. Warteliste
Auf der Startseite können Sie Ihre E-Mail-Adresse auf eine Warteliste setzen. Wir verarbeiten sie ausschließlich, um Sie einmalig zu benachrichtigen, sobald ein Zugang verfügbar ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Eintrag wird nicht an Dritte weitergegeben und auf Wunsch jederzeit gelöscht — formlos an hi@vaia.studio.
8. E-Mail-Versand (Resend)
Für Einladungen, Konto-Bestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen und die Warteliste-Benachrichtigung versenden wir automatisierte E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse. Der Versand erfolgt über den Dienst Resend (Resend, Inc., San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; wir nutzen dabei die EU-Versandinfrastruktur des Anbieters (Irland), ein etwaiger Drittlandtransfer ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Die E-Mails enthalten keine Tracking-Elemente.
9. Hosting und Content Delivery (Cloudflare)
Die Anwendung selbst — einschließlich aller Dokumente, Kontodaten und Zugriffsprotokolle — wird auf Servern in der Europäischen Union betrieben. Zur Auslieferung, Absicherung (u. a. Schutz vor Angriffen) und DNS-Verwaltung setzen wir Cloudflare ein (Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München, als EU-Niederlassung der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adressen) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Soweit dabei Daten in die USA gelangen können, ist dies über die EU-Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert; ergänzend nutzen wir, soweit verfügbar, Cloudflares Regional Services zur Beschränkung der Verarbeitung auf die EU. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere und performante Bereitstellung).
10. Speicherdauer und Löschung
Zugriffsprotokolle werden nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 365 Tage) automatisch gelöscht. Nutzerkonten werden nach Ende der Zusammenarbeit gelöscht; zugehörige Protokolleinträge werden dabei anonymisiert. Nicht eingelöste Einladungen verfallen automatisch mit Ablauf des Einladungslinks; Warteliste-Einträge werden nach der Benachrichtigung oder auf Wunsch gelöscht.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an hi@vaia.studio. Inhaber eines Verwaltungskontos können E-Mail-Adresse und Passwort zudem jederzeit selbst im Konto ändern. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel.
12. Cookies
Die Plattform verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung sowie eine lokale Einstellung für das Farbschema. Es findet kein Tracking und keine Analyse zu Werbezwecken statt; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist dafür nicht erforderlich.
Siehe auch: Impressum